Prima di contattare un produttore OEM/ODM: che cosa deve preparare il brand

OEM e ODM: prima le responsabilità, poi i prodotti

In un progetto di nutrizione, con OEM si intende di solito un marchio che arriva con un prodotto già definito e un produttore che organizza la produzione secondo condizioni concordate dalle due parti. ODM va oltre: il produttore partecipa anche allo sviluppo della formula, della forma di somministrazione o del concept del prodotto. Nella realtà quasi ogni progetto contiene lavoro dell'uno e dell'altro tipo, quindi le abbreviazioni da sole non sostituiscono una ripartizione di responsabilità scritta.

Nella prima conversazione conviene annotare la risposta ad alcune domande di proprietà:

• chi fornisce la formula: il brand, il produttore o uno sviluppo condiviso?
• chi acquista le materie prime e secondo quale specifica?
• chi possiede e approva i file di grafica dell'etichetta?
• chi possiede i file di progetto del packaging e che cosa accade di questi file se il progetto viene interrotto?
• quali analisi organizza il produttore e quali il brand o un laboratorio esterno?
• come viene regolata la titolarità della formula e degli esiti dello sviluppo?

Anche quando si parte da una forma già prodotta in stabilimento, vale la pena chiarire quanto può essere adattato, se qualcosa è esclusivo e quale iter di variazione si applica dopo.

Il percorso di progetto pubblicato da ATXA — discussione dei requisiti, valutazione della proposta, conferma del campione, produzione del lotto — è descritto nella pagina Produzione. L'elenco che segue è uno strumento per organizzare il proprio brief: non è una condizione di accesso valida per ogni fabbrica.

Le sei aree di informazione che uno stabilimento può valutare

Mercato e canale. Indicare ogni Paese o area in cui si intende vendere, i canali commerciali, la categoria di prodotto attesa e il gruppo di consumatori a cui ci si rivolge. In caso di vendite in più mercati, elencarli uno per uno: le autorizzazioni di un altro mercato non dimostrano che il prodotto sia accettato nel vostro. Il posizionamento sul pubblico serve a orientare lo sviluppo e non sostiene, da solo, un'affermazione di idoneità o di beneficio.

Posizionamento e momento d'uso. Descrivere il momento d'uso pensato: portare con sé, miscelare in una bevanda, deglutire, oppure una quantità fissa giornaliera. I prodotti della concorrenza sono un riferimento utile per sapore, formato e confezione, ma non sono un'autorizzazione a copiare una formula, un nome o una dichiarazione di vendita.

Forma e specifica. Elencare le forme prese in considerazione — softgel, compressa, polvere; le forme pubblicate da ATXA sono elencate nella pagina Prodotti — la grammatura unitaria desiderata e il numero di unità per confezione. Se la scelta è ancora aperta, indicate le opzioni e i vincoli che le escludono, lasciando che sia lo stabilimento a valutare: un numero ipotizzato è peggio di un «non ancora deciso» onesto.

Formula e materie prime. Se esiste una formula, inviare la versione, la composizione e i requisiti di specifica delle materie previste. Se non esiste, indicare la direzione di sviluppo: gli attivi su cui si vuole lavorare e quelli che si vuole evitare. Tenere separati tre campi — il nome commerciale di una materia, la quantità di quella materia aggiunta al prodotto e il contenuto dell'attivo nel prodotto finito. Sono tre numeri diversi, con unità diverse.

Quantità, packaging e tempi. Separare la quantità di prova, la prima ordine prevista e la previsione di medio periodo. Descrivere il confezionamento primario e secondario, la grafica di cui disponete e la data in cui il prodotto dovrebbe essere in commercio. Quella data non è la data di consegna dello stabilimento: servono tempi per documentazione, materiali di packaging, analisi e trasporto.

Criteri di accettazione e documenti di consegna. Concordare per tempo quali analisi verranno eseguite, con quale metodo, rispetto a quali criteri, come verranno approvati i campioni e quali documenti accompagneranno la consegna. «Qualità conforme» non è una specifica. Le condizioni introdotte al momento del ricevimento merci, a ordine già in produzione, sono la causa più frequente di contese.

Confronto tra le offerte: allineare le basi prima dei numeri

Più documentazione non è automaticamente più utile. Ciò che uno stabilimento può usare davvero è un brief in cui ogni requisito porta con sé uno stato:

• Confermato — definito e documentato da voi, così che lo stabilimento possa quotare.
• Da valutare — domanda aperta a cui serve una valutazione di fattibilità.
• Da concordare — decisione che richiede entrambe le parti, con una data associata.

Prima di confrontare i preventivi, verificate che coprano la stessa versione di formula, le stesse specifiche di materia prima, la stessa grammatura e confezione, lo stesso packaging, le stesse analisi e le stesse ipotesi di imposte e trasporto. Due preventivi allo stesso prezzo unitario possono comprendere servizi diversi; un totale più basso può semplicemente significare che qualcosa manca. Chiedete a ogni fabbrica di elencare cosa è escluso dal prezzo e quali condizioni comportano un addebito aggiuntivo.

Trattate una previsione di volume annuo come una stima, non come un impegno. I minimi di produzione, i costi di campionamento, le condizioni di acquisto delle materie prime e i tempi cambiano con la forma del progetto, e i valori vincolanti sono quelli confermati per iscritto. Le risposte pubbliche di ATXA indicano che non esiste un minimo unico valido per l'intero sito, ma che i minimi si calcolano per commessa: trattate ogni minimo che vi viene comunicato come specifico di quel progetto, come spiega la pagina FAQ.

«Campione approvato» non è «prodotto pronto al mercato»

Assegnate a ogni round di campioni un numero di versione univoco e, su quella versione, registrate la formula, l'aspetto, il sapore o la sensazione di deglutizione, il packaging, i risultati delle analisi e le questioni ancora aperte. Un giudizio specifico è azionabile: «il peso di riempimento della stick va corretto» si può lavorare; «serve più cura» no.

L'approvazione sensoriale non significa che siano state completate la verifica di stabilità, la compatibilità con il packaging o le condizioni per rilasciare un lotto di produzione. Prima di passare alla serie, mettete in un documento sottoscritto da entrambe le parti le verifiche richieste, la specifica finale, l'iter di variazione e il modo in cui i problemi verranno segnalati.

Se in un secondo momento cambiano il fornitore di una materia, il packaging o una condizione di processo, concordate se occorrono valutazioni supplementari o una nuova conferma: la conclusione di una versione precedente non è una scorciatoia.

Un brief da inviare oggi

• Mercati e categoria di prodotto: quali sono definiti e quali classificazioni restano da confermare.
• Forma e specifica di riferimento: prima scelta, alternativa e momento d'uso.
• Stato della formula: una versione già in vostro possesso oppure una direzione di sviluppo da valutare.
• Vincoli su materie prime e packaging: cosa è fisso e cosa è negoziabile.
• Prima ordine stimata e data di commercializzazione: la previsione, la data da cui si parte e le sue dipendenze.
• Criteri di accettazione e questioni aperte: le analisi, i documenti di consegna e le responsabilità che volete chiarire.

Nulla di tutto questo presuppone una quantità, un prezzo o un risultato.

Quando il materiale è pronto, usate il modulo di richiesta di progetto OEM/ODM: dovrete ricevere una risposta riferita al progetto, non un catalogo. Se la forma non è ancora decisa, il passo successivo è confrontare softgel, compressa e polvere; se il progetto riguarda più mercati, le differenze vanno fatte emergere subito con le quattro linee di verifica per una formula multi-mercato. Una volta avviato il campionamento, contano la revisione del campione e i record di lotto, mentre la verifica delle qualifiche del produttore segue il checklist su certificati e documenti qualità.